Jakarta – Meskipun terlihat sederhana, proses reimbursement dapat memengaruhi kelancaran arus kas perusahaan dan kepuasan kerja karyawan. Sebab, reimbursement sudah menjadi bagian dari kegiatan operasional perusahaan dan karyawan.
Sebagai informasi, reimbursement merupakan proses pengembalian dana pribadi yang telah dikeluarkan karyawan untuk menutupi keperluan kantor atau pekerjaan, seperti biaya taksi online saat pergi ke pertemuan bisnis. Setelah pengeluaran dilakukan, karyawan biasanya akan mengajukan reimbursement dengan menyerahkan bukti pembayaran kepada perusahaan.
Chief Business Officer Mekari Jansen Jumino menjelaskan layanan Mekari Expense sebagai solusi pengelolaan pengeluaran bisnis. Meskipun terlihat sederhana, reimbursement memiliki beban administratif dan keuangan yang ditanggung perusahaan untuk memprosesnya.
“Bagi karyawan, reimbursement juga tidak boleh dianggap remeh. Oleh karena itu, perusahaan perlu menerapkan sistem dan proses reimbursement yang efisien untuk kelancaran administratif dan operasional,” kata Jansen, dikutip pada Jumat, 1 Maret 2024.
Dia menguraikan bahwa tren terkait pola reimbursement karyawan memberi wawasan menarik bagi perusahaan tentang cara mengaturnya dengan baik.
“Data dari Mekari Expense selama semester II tahun lalu menunjukkan bahwa perusahaan dari berbagai ukuran digerakkan oleh reimbursement. Bahkan, kategori UMKM secara keseluruhan memproses lebih dari ribuan transaksi per bulan, sebuah volume yang menyerupai kategori perusahaan besar dan enterprise,” ujarnya.
Dia juga menjelaskan apa saja pola reimbursement perusahaan dan karyawan lainnya? Simak empat hal berikut ini.
1. Pengeluaran transportasi
Pengeluaran untuk transportasi menjadi kategori reimbursement yang paling sering diajukan, mengingat tingginya mobilitas kerja di era hybrid work. Hingga 30 persen dari jenis reimbursement menutupi pengeluaran kendaraan, bensin, parkir, dan service.
Kategori kedua terbesar adalah peralatan dan pengiriman (15 persen), seperti alat tulis kantor (ATK) dan kurir, diikuti oleh akomodasi, seperti sewa hotel saat perjalanan dinas.
“Adanya sub-kategori pengeluaran mengharuskan perusahaan untuk memiliki sistem reimbursement yang bisa menangani kompleksitas tersebut. Sebagai contoh, perjalanan dinas harus tercatat dan terhitung dengan akurat karena terdiri dari banyak komponen pengeluaran, seperti per diam, transportasi, dan akomodasi,” katanya.
2. Biaya cari cuan
Karena sering mengunjungi pelanggan dan mitra bisnis, tim sales dan commercial adalah divisi yang paling sering mengajukan reimbursement. Sebanyak 40 persen dari pengajuan reimbursement berasal dari tim tersebut, diikuti oleh tim operasional dan produk (18 persen) yang sering mengecek langsung keadaan pasar. Tim engineering dan lapangan (16%) yang juga sering turun ke lapangan berada di posisi ketiga.
“Tim yang menyelesaikan kerja dari kantor, seperti keuangan dan HR, tetap mengajukan reimbursement untuk pengeluaran terkait ATK serta kas kecil lainnya,” katanya.
3. Proses sepekan
Data menunjukkan bahwa 42 persen perusahaan memerlukan hingga 7 hari untuk memproses reimbursement, sedangkan yang lain memerlukan 8-14 hari (37 persen) dan 15-21 hari (21 persen). Ini berarti, semakin lancar perusahaan memproses pengajuan reimbursement, semakin cepat pula mereka mengembalikan uang kepada karyawan.
Dalam hal jadwal, sebanyak 38 persen perusahaan membayar reimbursement sekali sebulan, umumnya bersamaan dengan gaji. Selain itu, sebanyak 25 persen perusahaan membayar secara mingguan dan 34 persen membayar secara harian.
“Perusahaan membutuhkan waktu untuk memproses reimbursement karena pengajuan yang diajukan oleh karyawan dikelola oleh berbagai divisi, termasuk divisi payroll di HRD yang menerima pengajuan dan divisi keuangan yang bertanggung jawab untuk membayar reimbursement,” ungkapnya.
“Pemrosesan lintas divisi ini mengharuskan perusahaan untuk menerapkan alur pengajuan reimbursement yang terstruktur dan sistem pencatatan arus kas yang akurat,” ujarnya.
4. Ketentuan waktu reimbursement
Berdasarkan data, sebanyak 83 persen karyawan mengajukan reimbursement dalam 7 hari setelah tanggal transaksi. Selain itu, karyawan aktif umumnya mengajukan reimbursement rata-rata 5 kali sebulan dengan nilai total rata-rata Rp 250 ribu.
“Karyawan bergerak cepat agar tidak melewatkan batas waktu pengajuan reimbursement yang ditetapkan perusahaan,” katanya.
Pola pengajuan dan pemrosesan reimbursement memberikan gambaran lebih jelas bagi perusahaan tentang bagaimana merancang sistem yang teratur untuk mengajukan dan menangani hal tersebut, mulai dari penyerahan bukti transaksi oleh karyawan hingga pencatatan semua pengeluaran perusahaan untuk mencakup reimbursement.
Berdasarkan hal-hal tersebut, menurutnya, teknologi dalam bentuk solusi pengelolaan keuangan bisnis akan membantu perusahaan menerapkan dan menjalankan sistem reimbursement dengan baik. Solusi tersebut memungkinkan karyawan untuk mengajukan reimbursement beserta bukti transaksi dengan mudah melalui aplikasi yang terhubung ke payroll dan keuangan.
“Dengan demikian, pengajuan reimbursement tidak hanya tercatat secara rapi, tapi juga pemrosesannya akan transparan karena semua pihak dapat melihat sejauh mana reimbursement sudah ditangani. Oleh karena itu, perusahaan perlu mempertimbangkan penggunaan solusi untuk kemudahan dan efisiensi dalam menangani reimbursement,” tutup Jansen.
